Księgowość w fundacji i stowarzyszeniu to nie tylko obowiązek prawny, ale jeden z filarów odpowiedzialnego zarządzania organizacją pozarządową. Aby współpraca z biurem rachunkowym przebiegała sprawnie, potrzebne są jasne zasady, wzajemne zrozumienie i dobra komunikacja. Kluczem do sukcesu jest nie tylko kompetencja księgowych, ale również świadomość zarządu co do swojej roli i obowiązków. W tym artykule podpowiadamy, jak zbudować trwałe i skuteczne partnerstwo z księgowością w NGO.
Księgowość w NGO – zacznij od wspólnego języka
Dla osób zarządzających fundacją lub stowarzyszeniem pierwsze kontakty z księgowymi mogą wydawać się trudne – jakby mówiło się w zupełnie innych językach. W rzeczywistości to naturalne: księgowość ma swoje pojęcia, skróty i procedury.
Nie musisz być ekspertem, ale powinieneś/powinnaś znać podstawy tego „języka”. To pomoże:
- konsultować decyzje finansowe,
- skutecznie odpowiadać na pytania księgowych,
- zapobiegać błędom wynikającym z nieporozumień.
Już wkrótce udostępnimy materiał „ABC języka księgowości w NGO”, który pomoże Ci się sprawdzić i doszkolić.
Odpowiedzialność zarządu a księgowość w fundacji i stowarzyszeniu
Współpraca z biurem rachunkowym nie zwalnia członków zarządu z odpowiedzialności.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 4 ust. 5), to zarząd odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz terminowe i rzetelne przygotowanie sprawozdań finansowych.
Konsekwencją może być grzywna lub kara pozbawienia wolności (art. 77).
Dodatkowo to zarząd odpowiada za odprowadzanie odpowiednich podatków oraz składanie odpowiednich deklaracji (art. 54 par 1 Kodeksu Karno-skarbowego). Co oznacza to w praktyce?
- Niewystawianie faktur za wykonane świadczenia
- Nie ujawnianie przychodów które powinny podlegać opodatkowaniu
- Nie przekazywanie właściwych deklaracji (w ogóle lub w terminie).
Za te przestępstwa
- solidarna odpowiedzialność majątkowa za zobowiązania podatkowe (ordynacja podatkowa, art. 116),
- odpowiedzialność karno-skarbowa za uchybienia w dokumentacji, podatkach, fakturowaniu.
Nawet jeśli powierzymy w umowie prowadzenie księgowości innej osobie/ podmiotowi, nasdal jako Zarząd odpowiadamy za uchybienia naszej organizacji w wymienionych wyżej zakresach, Dlatego należy traktować księgowość jako zespołową odpowiedzialność, a nie „usługę zewnętrzną”.
Co należy do obowiązków księgowej w NGO?
Rola księgowej nie ogranicza się do „wklepywania faktur”. Dobra księgowość w fundacji i stowarzyszeniu powinna:
- prowadzić dokumentację zgodnie z przepisami i zasadami rachunkowości,
- dbać o poprawność i kompletność dokumentów,
- dostosowywać ewidencję do potrzeb organizacji i wymogów grantodawców,
- wspierać zarząd w analizie i raportowaniu finansów.
Jednak aby księgowość mogła rzetelnie i terminowo wykonywać swoje zadania wymaga to od osób prowadzących organizację przekazywania jej odpowiednich danych. Księgowa musi mieć dostęp do:
- wszystkich dokumentów – terminowo i poprawnie opisanych,
- informacji o projektach, darowiznach, umowach (przekazywane na czas oraz wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami)
- informacji zmian kadrowych lub składkowych osób
- informacji planowanych wydarzeń i zdarzeniach finansowych.
Typowe błędy we współpracy z księgowością NGO – i jak ich uniknąć
Wiele problemów wynika z zaniedbań komunikacyjnych, np.:
- brak informacji o rozpoczęciu nowego projektu,
- niedostarczenie faktur lub umów w terminie,
- brak opisu wkładu własnego,
- nieinformowanie o zakończeniu dotacji lub zmianach kadrowych.
Zanim obwinimy księgową, zadajmy sobie pytanie:
Czy jako zarząd dostarczyliśmy wszystkie niezbędne dane i dokumenty, aby umożliwić poprawne księgowanie?
Zasady dobrej współpracy z biurem rachunkowym
Aby księgowość w fundacji i stowarzyszeniu działała efektywnie, warto wdrożyć kilka zasad:
— Jasny podział ról i odpowiedzialności
Sprawdź statut, umowę z biurem rachunkowym i ustal, kto odpowiada za co, doprecyzujcie terminy oraz sposób komunikacji i wymiany danych.
— Regularna komunikacja
Zaplanuj cykliczne spotkania lub inną formę kontaktu. Na pojawiające się pytania odpowiadajcie sobie na bieżąco (najrzadziej raz w miesiącu). Nawet krótkie rozmowy mogą zapobiec błędom.
Rekomendujemy kwartalne sprawdzenia zapisów na kontach księgowych i porównywanie z danymi koordynatorów/ zarządu.
— Gotowość do nauki
Zarząd nie musi być ekspertem, ale powinien znać podstawowe pojęcia księgowe i być otwarty na rozwój.
Czego można oczekiwać od dobrej księgowości w NGO?
Dobra księgowość powinna:
- Znać statut i charakter działań organizacji.
- Rozumieć specyfikę finansowania projektowego.
- Konsultować budżety i umowy.
- Znajdować czas na komunikację i odpowiedzi na pytania. Współpracować z zarządem, nie tylko „na żądanie”.
Czego oczekuje księgowość od zarządu?
Aby praca szła sprawnie, zarząd powinien:
- Terminowo przekazywać dokumenty.
- Informować o projektach, partnerstwach, dofinansowaniach.
- Być dostępny do konsultacji, otwarty na pytania oraz udzielać odpowiedzi na czas.
Narzędzia wspierające współpracę z księgowością
Aplikacja 2do2 – umożliwia prowadzenie budżetu, ewidencję wkładów własnych, opisy dokumentów i dostęp dla księgowej w czasie rzeczywistym.
Tabele Google/Excel na wspólnym dysku – np. do przygotowywania danych do umów, śledzenia statusu rachunków i przelewów.
Takie narzędzia minimalizują ryzyko błędów i pozwalają zautomatyzować część powtarzalnych zadań.
A co, jeśli współpraca nie działa?
Czasami, mimo starań, współpraca z księgowością nie funkcjonuje – dokumenty są księgowane błędnie, brakuje terminowości, nie ma komunikacji.
Wtedy nie bój się zmiany – wiele organizacji potwierdza, że po trudnej decyzji znalezienie właściwej osoby lub biura odmieniło ich pracę.
Podsumowanie: księgowość w NGO to partnerstwo, nie tylko usługa
Dobra księgowość w fundacji i stowarzyszeniu to nie tylko narzędzie do rozliczeń – to partner strategiczny, który wspiera rozwój organizacji, zapewnia spokój i pozwala unikać prawnych pułapek.
Dbajmy o przejrzystość, otwartość i jasne zasady – a współpraca z księgowością stanie się źródłem siły, a nie stresu.
