Przygotowanie sprawozdania rocznego organizacji to jedno z kluczowych zadań, które czeka każdą organizację non-profit. To nie tylko obowiązek prawny, ale także istotny element transparentności i zarządzania finansami. Oto kroki, które pomogą Twojej organizacji efektywnie przygotować się do sporządzenia sprawozdania rocznego.
1. Bieżący monitoring wszystkich źródeł finansowania
Pierwszym krokiem jest zrobienie przeglądu wszystkich źródeł finansowana. Organizacjom z którymi współpracujemy rekomendujemy aby w trakcie roku prowadzić dokładny monitoring wszystkich przychodów oraz kosztów organizacji. Tylko w taki sposób otrzymamy dane, które dostarczą nam odpowiednich danych do sprawozdania. Narzędziem w którym taki monitoring jest bardzo prosty i nieobciążający jest Aplikacja 2do2. Aby dowiedzieć się więcej przeczytaj opinie użytkowników.
2. Zbieranie i organizowanie dokumentów
System do bieżącego monitoringu to jedno. Kolejnym krokiem jest weryfikacja kluczowych dokumentów źródłowych (umów dotacyjnych, dokumentów kosztowych). Upewnij się, że w Twojej organizacji macie system dostępu do dokumentów (gromadzonych w przejrzysty sposób w segregatorach lub trzymane w posegregowanych folderach na dyskach zewnętrznych/ w chmurze). Dobrze jest mieć wszystkie dokumenty posegregowane według kategorii, co ułatwi późniejsze przetwarzanie danych. Pracując na Aplikacji 2do2 linki do poszczególnych dokumentów/ folderów możecie dodawać do danych w Aplikacji – tak aby w trakcie pracy nad sprawozdaniem łatwo wyszukiwać niezbędne informacje.
3. Analiza danych
Analiza danych finansowych to kluczowy element przygotowania sprawozdania rocznego. Należy dokładnie sprawdzić wszystkie wprowadzone dane, upewnić się, że są zgodne z rzeczywistością i poprawnie odzwierciedlają sytuację finansową organizacji. Aplikacja 2do2 pomaga również w tym kroku – pozwala na łatwe śledzenie źródeł finansowania, szybkie generowanie raportów po wybranych parametrach. Dzięki nim można szybko identyfikować nieprawidłowości i błędy, co znacząco przyspiesza proces analizy.
4. Przygotowanie i weryfikacja sprawozdania finansowego
Po zebraniu i przeanalizowaniu danych przyszedł czas na stworzenie sprawozdania rocznego. Nawet jeśli sprawozdanie przygotowuje księgowość, warto sprawdzić, czy raport zawiera wszystkie wymagane elementy, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje finansowe, oraz czy został przygotowany według właściwego wzoru!
Następnie sprawdź dane przygotowane przez księgową w sprawozdaniu z danymi którymi dysponujesz. Aby dowiedzieć się jak czytać sprawozdanie finansowe rekomendujemy poradniki i artykuły z portalu NGO.pl.
5. Zatwierdzenie i publikacja
Ostatnim krokiem, o którym nie należy zapominać, jest zatwierdzenie sprawozdania przez odpowiednie osoby w organizacji (w tym zakresie sprawdź statut organizacji). Zatwierdzone sprawozdanie wyślijcie do odpowiednich urzędów oraz zarchiwizujcie w organizacji.
Dobrą praktyką dla organizacji (a obowiązkiem dla tych o statusie OPP) jest publikacja sprawozdań finansowych na stronie organizacji.
Jeśli przystępujesz pierwszy raz do tych przygotowań proces może okazać się czasochłonny. Jeśli jednak w ciągu roku będziesz gromadzić dane w uporządkowany sposób, jeśli wprowadzisz monitoring finansowy w organizacji, okaże się, że Sprawozdanie Finansowe nie będzie stanowić dużego problemu!
