Jak 2do2 pomogło Fundacji Edukacji Społecznej?

Fundacja Edukacji Społecznej zanim zaczęła używać aplikacji 2do2 korzystała z tabel excela i dokumentów papierowych, tak ten okres wspomina prezeska fundacji, Pani dr n. społ. Magdalena Ankiersztejn -Bartczak.

MAB: ,,Pracowaliśmy na dokumentach papierowych i tabelach w excelu, mówiąc wprost panował wtedy jeden duży bałagan. Rozliczaniem każdego z projektów zajmowało się czworo osób. Koordynator, który to nadzorował poszczególne projekty, księgowa która nadzorowała, czy wszystko jest tak jak powinno, osoba sekretariatu, która mogła wesprzeć koordynatora w przypadku potrzeby i ja jako prezes mogłam zatwierdzać ostatecznie rzeczy. Jak widać wiele osób zaangażowanych było w przygotowywanie tych samych dokumentów, tak aby unikać błędów. A te zdarzały się dalej, ponieważ ilość realizowanych projektów i wiążącymi się z nimi dokumentami była naprawdę duża. Mimo naszych starań pojawiał się ten ludzki czynnik. Jednak dużo się o tego czasu zmieniło, a ma to związek z korzystaniem z aplikacji.

Obecnie cały zespół fundacji – wszyscy koordynatorzy, sekretariat i księgowość pracują na Aplikacji. Pomaga ona we współpracy koordynatorów z księgową, pozwala zarządowi mieć bieżący wgląd w całość finansów. 

Fundacja zdecydowała się na aplikację z uwagi na to, że odpowiadała ich potrzebom oraz usprawniła i ujednoliciła pracę nad całością finansów organizacji. Tak wspomina pierwsze spotkanie z 2do2 prezeska.

,,Z tego co pamiętam z 2do2 byłam na szkoleniu organizowanym przez Federację Mazowia i tam było prezentowane 2do2 – było to w 2019 roku. Poznanie aplikacji w tamtym momencie było dla nas jak zbawienie. Fakt, że aplikacja została zaprojektowana przez organizację pozarządową jest ogromną korzyścią, ponieważ potrafi dobrze odpowiadać na potrzeby NGO-sów.

Na początku to ja zapoznawałam współpracowników z aplikacją. Ze strony księgowości pojawiła się obawa, że używanie tej aplikacji będzie wiązało się z dodatkową pracą. Jednak  

aplikacja okazała się strzałem w dziesiątkę. Księgowa również stała się zwolenniczką tego narzędzia. 2do2 jest łatwym we wdrożeniu programem i nie wyobrażamy sobie jakbyśmy mieli z niej nie korzystać. 

Obecnie jestem absolutna fanką 2do2 i polecam ją serdecznie innym organizacjom z którymi rozmawiam.’’

Organizacja początkowo miała pewne obawy związane z korzystaniem z 2do2. Nie było pewne jak szybko zespół przyzwyczai się do nowego narzędzia. Księgowa (która pracuje na co dzień w biurze organizacji) bała się, że nowe narzędzie oznacza dla niej więcej pracy. Organizacja nie była też pewna, czy na pewno zyski z nowego narzędzia zrekompensują koszty.  Początkowe obawy szybko jednak zniknęły, ponieważ aplikacja okazała się być intuicyjna w użyciu, zespół został wdrożony przez zespół 2do2 podczas dedykowanego spotkania i pracownicy szybko “zaprzyjaźnili” się z nowym narzędziem pracy. Również koszty wykupienia licencji w zderzeniu z zyskami dla organizacji są bardzo zadowalające.   W kwestii szkolenia pracowników z obsługi aplikacji zespół 2do2 był bardzo pomocny. Zawsze, kiedy organizacja potrzebowała pomocy we wdrażaniu nowych osób mogła otrzymać natychmiastową pomoc od 2do2

Jak przebiegał proces wdrażania?

,,Proces wdrażania przebiegał dość sprawnie. Najwięcej czasu zajęło nam przekonanie się do pieczątek – początkowo byliśmy sceptycznie nastawieni do tych opisów, myśleliśmy, że będzie to trudne, ale później okazało się to być super ułatwieniem.’’

Fundacja Edukacji Społecznej dzięki aplikacji 2do2, nie martwi się już o stosy dokumentów.

,,Obecnie realizujemy zdecydowanie więcej projektów niż przed używaniem 2do2, ponad 20 w roku. Jest to możliwe właśnie dzięki 2do2 – aktualnie nie przytłacza nas ilość dokumentacji związana z każdym projektem, więc tymi samymi siłami koordynatorów jesteśmy w stanie zrobić znacznie więcej!’’

Na bieżąco z aplikacji korzysta około 7 osób przy realizacji swoich projektów. 2do2 jest bezwzględnie włączone w proces rozliczania. Cała procedura jest, dzięki Aplikacji, znacznie prostsza niż kiedyś. Sam sposób jest obecnie zdecydowanie mniej skomplikowany. Najpierw dokumenty przechodzą przez księgową, potem z jej dekretem są wprowadzane w 2do2. W organizacji zdecydowanie spadła liczba popełnianych przy rozliczeniach błędów’’

Jakie problemy pomogło wam 2do2 rozwiązać?

,,Administracyjne, biurokratyczne i zarządzanie projektem. Obecnie koordynatorzy widzą bieżący stan finansów w projekcie, a zarząd ma natychmiastowy ogląd całości.” 

Jakie są najmocniejsze strony 2do2?

Według prezeski FES najmocniejszą stroną 2do2 jest indywidualizacja aplikacji do potrzeb organizacji jak i możliwość transferu danych do Witkaca. Ponadto za cenne uważa także możliwość bieżącego nadzoru nad wydatkami oraz ograniczanie liczby popełnianych błędów – dokumenty wprowadzane są na bieżąco do Aplikacji, co pozwala na bieżąco monitorować budżet oraz korygować ewentualne pomyłki. 

Artykuł powstał na podstawie wywiadu z dr n. społ. Magdaleną Ankiersztejn -Bartczaka  – prezeską zarządu Fundacji Edukacja Społeczna

Zawartość wpisu

Udostępnij!

Facebook
Twitter

Inne artykuły