Kiedy Tomasz Stec, nowy specjalista ds. obsługi finansowej, dołączył do Podkarpackiego Stowarzyszenia dla Aktywnych Rodzin, zastał organizację na etapie dynamicznego rozwoju. Rosnąca liczba projektów i powiększający się zespół wymagały wprowadzenia ustandaryzowanych procedur i odpowiedniego programu do rozliczania. To pociągało za sobą wyzwania, takie jak brak jednolitego obiegu dokumentów, trudności w rozliczaniu kosztów współdzielonych oraz ryzyko utraty kontroli nad finansami poszczególnych projektów. Wtedy też, patrząc na potrzeby organizacji, zaproponował wdrożenie Aplikacji 2do2. 

Dziś, dzięki aplikacji 2do2, stowarzyszenie ma pełną kontrolę nad finansami, a praca jest sprawniejsza niż kiedykolwiek.

„Kiedy zostałem zatrudniony, nie było tu nic. Dosłownie. Mieliśmy zawieszone projekty, ale brakowało nam procedur i programu, który pozwoliłby w ogóle zabrać się za rozliczanie. Każdy odpowiadał za swój projekt w oderwaniu od reszty. Problem pojawił się, gdy organizacja dostała duże dofinansowanie, a grantodawca zażądał, by jedna osoba odpowiadała za finanse całej organizacji.”

Sytuacja stała się krytyczna, gdy stowarzyszenie otrzymało ogromne dofinansowanie w ramach funduszy humanitarnych. Wymogiem grantodawcy było zatrudnienie osoby, która zajęłaby się kompleksowym zarządzaniem finansami organizacji.  To na nim spoczął ciężar zorganizowania całego procesu i znalezienia narzędzia, które pozwoli na sprawne zarządzanie. Tomek podjął się wyzwania, a jego pierwszym krokiem było znalezienie odpowiedniego rozwiązania, które pozwoliłoby mu łatwo zarządzać poszczególnymi projektami, jednocześnie dając pełny ogląd na całość finansów organizacji.

Dlaczego właśnie 2do2?

Odpowiedź – bo jest PROSTE. Poszukiwania programu do rozliczania nie były łatwe. Na rynku dostępne są drogie i skomplikowane systemy. Tomek rozważał je, sprawdził ale nie do końca odpowiadały potrzebom organizacji więc  nie zdecydowali się na te “duże i drogie” rozwiązania. Wymagały zbyt długiego czasu wdrożenia, bał się również, że ich skomplikowanie spowoduje, że zespół nie będzie z nich korzystał. Wybór padł na 2do2. Tomek uznał, że narzędzie jest  proste i intuicyjne, idealnie dopasowane do potrzeb organizacji pozarządowej.

„Próbowaliśmy stworzyć procedury [formuły] na Excelu, ale to było za trudne i czasochłonne. Szukaliśmy programu. Rozważaliśmy różne narzędzia do zarządzania projektami, ale są one tworzone dla biznesu a dla NGO są często za drogie i nierealne do wdrożenia w tak krótkim czasie, zwłaszcza że nasz zespół był bardzo świeży. Ostatecznie wybór padł na prostą aplikację do rozliczania, a decyzja o wdrożeniu zapadła bardzo szybko.”

Jak przebiegało wdrożenie 2do2 w PSAR?

Wdrożenie 2do2 było częścią większej rewolucji. Tomek równocześnie tworzył procedury obiegu dokumentów, szkolił zespół i wprowadzał pracę w chmurze. Początkowo spotkał się z oporem, ale rezultaty szybko przekonały wszystkich.

„Zaufali mi, bo faktycznie wiedzieli, że to rozwiązanie jest potrzebne. Plusem było to, że 2do2 nie było drogie w porównaniu do innych, rozbudowanych programów do zarządzania projektami. My nie potrzebowaliśmy czegoś wielkiego. Potrzebowaliśmy prostego narzędzia, które moglibyśmy wdrożyć od ręki, tak jak potrzebuje tego większość organizacji pozarządowych.”

Aplikacja stała się także  głównym źródłem aktualnych informacji finansowych, co jest szczególnie ważne w kontekście współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym.

„2do2 jest dla nas miejscem, gdzie pozyskujemy informacje na już. Od biura księgowego musimy czekać na dane nawet tydzień, a w 2do2 każdy koordynator ma natychmiastowy dostęp do informacji o tym, jak schodzą środki. Co więcej, możemy łatwo zarządzać kosztami współfinansowania, co w przypadku wielu projektów i współdzielonych wydatków było ogromnym wyzwaniem. Excel kompletnie by sobie z tym nie poradził.”

Ulubione funkcje Tomasza w Aplikacji?

Dzięki 2do2 koordynatorzy mają błyskawiczny dostęp do informacji o budżecie swoich projektów, co znacząco przyspiesza ich pracę.

„To jest przede wszystkim szybki dostęp do informacji o budżetach. Nie musimy nic liczyć ani szukać w Excelu, bo wszystko od razu widać w 2do2. Poza tym, w razie przesunięć w budżetach, automatycznie mogę zmienić kod w 2do2 i od razu mam gotowe dane. To ogromna oszczędność czasu.”

Tomek szczególnie ceni sobie jedną z funkcji, która rewolucjonizuje opisywanie faktur.

„Pieczątka to majstersztyk, który oszczędza najwięcej czasu. W jednym z dużych projektów mieliśmy ponad 800 dokumentów. Nie wyobrażam sobie ręcznego opisywania każdej faktury. Dzięki 2do2 mogę to po prostu 'wypluć’ z systemu, ewentualnie tylko coś uzupełnić. To jest magiczne!”

W stowarzyszeniu wszystko, od początku, wprowadzane jest do 2do2. To podejście pozwoliło na pełną kontrolę i wyeliminowanie błędów. Oszczędność czasu jaką Stowarzyszenie odczuło w rozliczaniu projektów dzięki Aplikacji2do2 to aż 80%!

„Od początku wszystko jest w 2do2. Gdybym wprowadzał część danych tu, a część gdzie indziej, straciłbym kontrolę, czy wszystko jest dobrze rozliczone i czy nie ma podwójnego finansowania.

Tomek z optymizmem patrzy na przyszłe usprawnienia, zwłaszcza na funkcję automatycznego skanowania dokumentów, która ma jeszcze bardziej usprawnić jego pracę.

„Bardzo się cieszę na funkcję automatycznego skanowania. Będę mógł wrzucić skan faktury, a program sam odczyta dane i wypełni pola. To zdecydowanie skróci pracę. Mój program księgowy ma podobną funkcję i wiem, jak bardzo ułatwia życie.”

2do2? – Jestem mega zadowolony!

Tomek podsumowuje: „Jestem mega zadowolony z tego narzędzia, naprawdę. Bardzo się cieszę, że jest proste i intuicyjne. Nie trzeba pisać instrukcji ani mieć umiejętności informatycznych. Po prostu nie ma gdzie zabłądzić. Funkcje takie jak uprawnienia, które można dostosować dla każdego użytkownika, są świetnie pomyślane i ułatwiają mi pracę, bo mam pewność, że wszystko jest pod kontrolą.”

Jeden człowiek dwie historie organizacji- Fundacja Przestrzenie

Doświadczenie Tomka z 2do2 było na tyle pozytywne, że postanowił kontynuować współpracę z aplikacją również w swoim nowym przedsięwzięciu – świeżo założonej Fundacji Przestrzenie w ramach której wspiera inne organizacje z województwa Podkarpackiego.

Tomek rekomenduje to narzędzie w swojej pracy szkoleniowca i doradcy III sektora, uważa, że to jest swoisty “must have” dla każdej dobrze zarządzanej organizacji. 

„Założyłem swoją własną organizację, Fundację Przestrzenie, która w tym roku będzie miała swoje pierwsze duże dofinansowanie. Mimo że na początku nie było jeszcze czego rozliczać, od razu zaopatrzyłem się w licencję na 2do2. Wiem, że to narzędzie pozwoli mi od razu wprowadzić porządek i pełną kontrolę nad finansami, co jest kluczowe, szczególnie w przypadku nowych organizacji, które nie chcą od początku zmagać się z formalnym chaosem.”

Tekst przygotowany na bazie rozmowy z Tomaszem Stecem – sierpień 2025