Członkowie Stowarzyszenia Latarnia przed korzystaniem z aplikacji 2do2 rozliczali granty za pomocą Excela. Pracowali na nim przez 6 lat, aż do roku 2023, kiedy zdecydowali się na założenie konta w 2do2.
Prezeska Stowarzyszenia wspomina ten okres jako “istną katorgę”. Pomimo tego, że Excel jest narzędziem pomocnym, nie zawsze był w stanie spełnić swoją rolę przy rozliczaniu projektów. Niezwykle trudne było monitorowanie wydatków, gdy były dzielone pomiędzy dwa projekty, a w toku ich trwania w dodatku należało dokonać edycji przypisania środków.
W takich sytuacjach pani Monika spędzała godziny na przeszukiwaniu tabel, ich aktualizacji
i wprowadzaniu zmian. Zajmowało to dużo czasu, w dodatku powodując dodatkowy stres – przy takiej pracy łatwo o pomyłkę.
“Dużym plusem 2do2 jest jej intuicyjność i przejrzystość. Oba te czynniki wpływają na komfort i szybkość pracy. Z pomocą 2do2 minimalizujemy ludzkie błędy. W wyniku wszystkich usprawnień wprowadzanych dzięki 2do2 Organizacja może pracować zdecydowanie wydajniej.”
Monika Róg – prezeska Stowarzyszenia Latarnia
Odkąd Organizacja zdecydowała się na aplikację, korzysta tylko z niej!
Prezeska Stowarzyszenia w następujący sposób wspomina moment, w którym dowiedziała się o istnieniu 2do2:
Jeśli dobrze pamiętam, dołączyłam do jednej z grup na Facebooku, do której należą osoby zajmujące się rozliczeniem projektów, dotacji. Pewnego dnia jeden z członków tej grupy zadał pytanie: “Jak rozliczyć projekt i nie zwariować?”. Działaczka NGO odpisała w komentarzu, polecając Aplikację. Jak tylko zobaczyłam możliwości 2do2 podczas spotkania wstępnego, wiedziałam, że to jest to, czego potrzebuję. Nie zastanawiałam się długo. Byłam pewna, że jest to strzał w dziesiątkę i nie zawiodłam się do dzisiaj.
Proces wdrożenia przebiegł szybko i sprawnie. Przy pierwszych krokach pani Monika korzystała z pomocy zespołu 2do2 – spotkania wdrożeniowego oraz kolejnych konsultacji. Nauka obsługi aplikacji zamknęła się w ciągu tygodnia! Od tego czasu pani Monika samodzielnie pracuje z aplikacją.
W 12-osobowej organizacji z aplikacji korzysta tylko Prezeska. Jednakże wgląd do niej ma także zewnętrzna księgowość. Aplikacja służy Stowarzyszeniu do rozliczania grantów, projektów, a także odpisów od podatku dochodowego – 1,5%.
Dla pani Moniki kluczową funkcjonalnością w 2do2 jest możliwość wglądu w bieżący stan wydatków w poszczególnych projektach. Aplikacja nie tylko usprawnia i automatyzuje rozliczanie projektów, ale pomaga również w organizacji. Dzięki niej łatwiej pilnować ważnych terminów, a także zapobiegać powstawaniu drobnych błędów, które wcześniej się zdarzały, np. dotyczących dublowania się dokumentów czy dat wydatkowania projektów. Dzięki 2do2 w finansach Stowarzyszenia panuje większy ład. Co również kluczowe, praca w aplikacji 2do2 pozwala na trzymanie wszystkich plików dotyczących kosztów z różnych projektów i rozliczania 1,5% podatku w jednym miejscu. Dodatkowo 2do2 pozwala na łatwe przypisywanie kosztów do kilku projektów na raz.
Zdaniem Stowarzyszenia najmocniejszą stroną 2do2 jest to, że została stworzona przez osoby znające się na rozliczaniu dotacji i grantów. Jej funkcjonalności odpowiadają na potrzeby osób pracujących w sektorze NGO. Ponadto dużym plusem aplikacji jest jej intuicyjność i przejrzystość. Oba te czynniki wpływają na komfort i szybkość pracy. Z pomocą 2do2 można zminimalizować ludzkie błędy. W wyniku wszystkich usprawnień wprowadzanych dzięki 2do2 Organizacja może pracować zdecydowanie wydajniej.
Artykuł powstał na podstawie wywiadu z Moniką Róg – prezeską Stowarzyszenia Latarnia. Luty 2024 r.
