Aplikacji używają od jesieni 2019, sama fundacja istnieje od 2015 roku. O doświadczeniach użytkowania Aplikacji w swojej organizacji opowiada Karolina Pisz prezeska organizacji.
,,Zanim zdecydowałyśmy się na korzystanie z Aplikacji 2do2 rozliczaniem zajmowała się jedna osoba. Miałyśmy wtedy mnóstwo arkuszy z excela, które często różniły się od siebie z uwagi na różne źródła finansowania.
Obecnie z aplikacji korzystają 3 osoby, aplikacja usprawnia naszą pracę ponieważ dzięki niej każda osoba wie i rozumie jak rozliczać projekty. Wcześniejszym rozliczaniem w Fundacji zajmowałam się tylko ja. Miałam swój własny system rozliczania, który głównie opierał się na przygotowanych przeze mnie plikach excel oraz mojej pamięci do danych, więc trudno było mi tę pracę podzielić…”
“Natrafiłyśmy na 2do2 przypadkiem, pamiętam jak dziś kiedy na maila fundacji przyszła wiadomość od 2do2 opisująca możliwości aplikacji. Pamiętam że już pierwsze zdanie mnie urzekło choć zazwyczaj traktuje takie wiadomości jako spam, jednak ta wiadomość zaciekawiła mnie od pierwszego zdania gdzie przeczytałam, że ta aplikacja została stworzona z inicjatywy organizacji pozarządowej. Co więcej jak przeczytałam opis funkcjonalności to mnie tak zachwyciło, że od razu odpowiedziałam na wiadomość. Kiedy miałam już dostęp do aplikacji i zobaczyłam, że opis funkcjonalności w żadnym razie nie jest przesadzony, wiedziałam już, że przy 2do2 zostaniemy. Już wtedy wiedziałam, że to koniec z dużą ilością arkuszy z excela! I nie myliłam się!”
“Przy wdrażaniu 2do2 do naszej Fundacji moją obawą było, to że aplikacja nie przetrwa próby czasu. Nadejdzie moment w którym skończy się finansowanie, a rynek bywa brutalny i mógłby nie przyjąć aplikacji co wiązało się z zmartwieniem, że z aplikacji będzie korzystała zbyt mała ilość organizacji pozarządowych aby utrzymała się ona na rynku. Na szczęście przetrwała ona próbę czasu!”
Jak wyglądały u nas kolejne kroki wdrażania narzędzia?
Było kilka etapów. Na początku w aplikację wdrożyłam się ja, a następnie wprowadziłam kolejną osobę która obecnie również stała się fanką 2do2 i która dzięki temu teraz zajmuje się zarządzaniem całą dokumentacją. Dzięki tej aplikacji pojawiła się możliwość aby podzielić obowiązki.
W 2do2 wprowadzamy wszystkie nowe osoby. Dzięki temu każda nowa osoba wie jak wprowadzać dokumenty, każda osoba koordynująca wie jak korzystać z Aplikacji. Stworzyłyśmy do tego nawet nasze wewnętrzne instrukcje!
W tym roku (2023) na aplikacji pracuje 5 osób. W ubiegłych latach były to dwie, trzy osoby.
Obecnie realizujemy 3 duże projekty jeden średni i jeden mały. Przed korzystaniem z aplikacji mieliśmy dużo małych projektów. Dzięki aplikacji zaoszczędzamy co najmniej ⅓ czasu w porównaniu do lat zanim zaczęliśmy korzystać z aplikacji! Ogromny plusem jest także fakt, że mamy całą dokumentację w jednym miejscu! Nie gubimy się w fakturach”
Co jest najmocniejszą stroną Aplikacji?
Użyteczność, łatwość w obsłudze. Uniwersalność mamy mnóstwo różnych projektów i aplikacja rozlicza każdy z nich! Jednak myślę że tą najmocniejszą stroną 2do2 jest fakt że ta aplikacja jest naprawdę przystosowana dla organizacji pozarządowych.”
Artykuł powstał na podstawie wywiadu z Karoliną Pisz– prezeską Fundacji Laboratorium Zmiany
