Działalność odpłatna organizacji jest świetnym sposobem na uzyskanie dodatkowych, poza-grantowch środków oraz na wykorzystanie merytorycznego potencjału organizacji. W tym artykule znajdziecie informacje jak przygotować się do prowadzenia działalności odpłatnej w organizacji oraz jak sprawnie nią zarządzać.

Czym jest działalność odpłatna?

Działalność odpłatna to forma zarezerwowana dla organizacji pozarządowych. Może być prowadzona przez fundacje i stowarzyszenia (o ile taką formę działalności określą w statucie). Jest również dostępna dla Klubów Sportowych oraz Kół Gospodyń Wiejskich.

W przypadku organizacji działających w oparciu ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z działalność odpłatna powinna:

• Być niedochodowa. Przychody z działalności nie mogą przewyższać kosztów.
• Powinna mieścić się w zakresie zadań publicznych
• Do jej rozliczania powinna być prowadzona wyodrębniona księgowość.

Przykład: Organizacja prowadzi TUS finansując swoje działania z projektów. Organizacja rozwija swoje działania rozpoczynając dodatkowe grupy TUS w których uczestnicy wnoszą opłatę. Opłaty rodziców pokrywają koszty prowadzących, materiałów do zajęć, sali, rekrutacji, promocji zajęć, księgowości i innych kosztów administracyjnych związanych prowadzeniem działalności odpłatnej.

Sprawdzenie statutu, określenie zakresów działalności.

Rozpoczynając działalność odpłatną nie musimy tego faktu zgłaszać do KRS. Powinniśmy jednak upewnić się, że mamy odpowiednie zapisy w organizacji uprawniające do tej formy działalności. Zapisy te znajdziecie w statucie organizacji  – to tam powinny pojawić się zapisy umożliwiające prowadzenie działań statutowych w formie odpłatnej działalności. Statut może też wskazywać organ który upoważniony jest do rozpoczęcia takiej działalności – np. Zarząd. W takim wypadku w celu otwarcia działalności odpłatnej niezbędna będzie odpowiednia uchwała zarządu.  

Biznes plan działalności

Pierwszym krokiem w prowadzeniu działalności powinno być przygotowanie biznesplanu działalności. Organizacja powinna skalkulować pełne koszty prowadzenia działalności. Do kosztów można wpisać zarówno koszty bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością: wynagrodzenia prowadzących, koszty materiałów, koszty lokalu, promocji ale również można wliczyć koszty administracyjne organizacji takie jak księgowość, biuro, licencje, materiały biurowe (w wysokości odpowiadającej proporcji działalności odpłatnej w stosunku do całej organizacji). 

Dobrą praktyką jest skalkulowanie kosztów w skali roku. Wiele działań ma cykl roczny: są okresy gdy w działalność konieczne są inwestycje, są okresy gdy przychody będą najwyższe oraz takie gdy przychody maleją – sezonowe wstrzymanie lub zmniejszenie działań.

Na podstawie kosztów możemy przygotować cennik naszej działalności. Będzie on podstawą do wyceny warsztatów weekendowych które zamawia u nas instytucja/ samorząd, będą również podstawą skalkulowania miesięcznych opłat uczestników zajęć stałych.

Działalność odpłatna- rozmowa z księgowością

Przygotowując się do prowadzenia działalności gospodarczej nie zapomnij skonsultować się ze swoją księgowością oraz ustalić sposób księgowania tej działalności. Księgowa powinna orientować się w prowadzonym przez organizację zakresie działalności odpłatnej, prowadzić w tym celu wyodrębnioną księgowość oraz skrupulatnie księgować koszty związane z jej prowadzeniem.

Działalność odpłatna – jak dokumentować.

Rozpoczynając prowadzenie działalności należy pamiętać, iż jej przychody należy dokumentować fakturami (przy rozliczeniach z firmami, organizacjami czy instytucjami).

W przypadku rozliczeń gotówkowych należy pamiętać o limicie rozliczeń 20 000 zł. Po osiągnięciu powyżej tego limitu nakłada na nas obowiązek wprowadzenia w organizacji kasy fiskalnej.

Działalność odpłatna – monitoring przychodów i kosztów.

Rozpoczynając działalność odpłatną przygotuj się na skrupulatny monitoring przychodów i kosztów. Jest to nie tylko dobra praktyka biznesowa, aby wiedzieć jakimi środkami dysponujecie. To również wasz obowiązek. Powody skrupulatnego monitorowania przychodów i kosztów działalności:

• Monitorowanie limitu 20 000 zł przychodów gotówkowych. Przekraczając ten limit jesteście zobowiązani do wprowadzenia kasy fiskalnej)
• Monitorowanie limitu 200 000 zł (powyżej którego przestaje organizację obowiązywać zwolnienie podmiotowe i zaczyna organizacja podlegać podatki VAT).
• Monitorowanie bilansu przychodów i kosztów. Pamiętajcie, że w skali roku (lub okresu w którym skalkulowaliście biznesplan waszej działalności) działalność NIE MOŻE przynieść zysku. Jeśli działalność gospodarcza przyniesie zysk (dochód) zostaje ona zarejestrowana jako działalność gospodarcza, ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Podsumowanie

Działalność odpłatna to świetny sposób na pierwszy krok w kierunku zwiększenia przychodów organizacji, dywersyfikację źródeł finansowania. Dobrze jest otwarcie tej formy działalności poprzedzić właściwymi przygotowaniami.