Organizacja przed Aplikacją 2do2 korzystała z arkuszy rozliczeniowych w excelu. W tamtym czasie rozliczaniem zajmowały się dwie osoby.
Pani Antonina Iwaszkiewicz – managerka d.s. finansów i administracji wspomina tamten okres jako ciężki i trudny. Każda z osób miała innym system działania. Przekładało się to z kolei na dużą ilość błędów i pomyłek. Ujednolicenia systemu rozliczeń nie przynosiły oczekiwanych rezultatów. Pojawiały się trudności związane z pomyłkami przy przepisywaniu danych z jednego dokumentu do drugiego. Pomyłki ludzkie zdarzały się często i były trudne do wyeliminowania. Cały proces był bardzo czasochłonny i męczący. Nakładał również olbrzymią odpowiedzialność i stres na osoby zajmujące się finansami w organizacji. To na Pani Antoninie ciążył obowiązek weryfikacji tych rozmaitych danych, wprowadzonych w różnych schematach, wyłapania błędów oraz ich poprawienia. W tamtym okresie organizacja realizowała wiele projektów, rosła również wartość realizowanych projektów, a z nimi stres i obciążenia psychiczne, jak i długość czasu spędzanego na poprawkach, sprawdzeniach i rozliczeniach.
W związku z tymi sytuacjami organizacja zaczęła szukać narzędzi które, które rozwiązałaby jej trudności. Zależało im przede wszystkim na tym, aby uprościć i ułatwić proces rozliczania dla wszystkich osób zajmujących się finansami. Tak też trafili na Aplikację 2do2.
Z początku pojawiły się pewne obawy. Pierwszą był brak wiedzy o 2do2. Nigdy wcześniej organizacja nie spotkała się z tą Aplikacją, dlatego też zanim zdecydowała się na 2do2 poddała ją weryfikacji i sprawdzeniu. Początkowo nie wszyscy członkowie zespołu byli przekonani czy zmiana z dotychczasowego narzędzia na 2do2 będzie dobrym wyborem. Pojawiły się obawy dotyczące zmiany dotychczasowych schematów działania.
Odpowiedzią na te wątpliwości było spotkanie wdrożeniowe- już po pierwszym wprowadzeniu członkowie zespołu zmienili nastawienie. Aplikacja jest łatwa w nauce i łatwa w obsłudze. W dużym stopniu minimalizuje ludzkie błędy.
Początek mojej pracy na Aplikacji 2do2 wiązał się ze…. wzruszeniem. 2do2 niesamowicie celnie odpowiada na moje wieloletnie, codzienne trudności. Pozwala również zaoszczędzić masę czasu.
Obecnie organizacja realizuje w aplikacji 22 projekty, a pracują przy nich dwie osoby!
Dostęp ma także informatyk jak i prezeska Związku.
Pani Antonina zapytana o to co towarzyszyło jej początkom pracy na Aplikacji 2do2 odpowiada…. „Wzruszenie”. Nie będzie to dziwne dla nikogo kto w pocie czoła rozliczał projekty w organizacji. Pani Antonina niezwykle docenia jak bardzo 2do2 odpowiada na jej codzienne trudności, bolączki oraz pozwala oszczędzić czas tam gdzie musiał on być wcześniej “marnowany” na “bezsensowne” czynności.
Taką usprawniającą funkcją są np. “pieczątki” – automatyczne generowanie nadruków na dokumenty, możliwe do ustawienia zgodnie z wymogami grantodawcy. Oszczędza to masę czasu, który do tej pory poświęcany był na mechaniczne przepisywanie danych z jednego miejsca w drugie.
Według Pani Antoniny aplikacja jest przejrzysta i intuicyjna dla każdego.
Dużym plusem Aplikacji 2do2 jest bezpieczeństwo dokumentów jak i danych osobowych pracowników organizacji.
Ponadto niezastąpione są konsultacje z zespołem 2do2, który zawsze chętnie pomoże, rozwieje każde wątpliwości jak i odpowie na każde pytanie.
Niezastąpione są konsultacje z zespołem 2do2, który zawsze chętnie pomoże, rozwieje każde wątpliwości jak i odpowie na każde pytanie.
Artykuł powstał na podstawie wywiadu z menadżerką ds. finansów i administracji, Antoniną Iwaszkiewicz – Związek Stowarzyszeń Polska Zielona Sieć
