Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży zanim zaczęło korzystać z Aplikacji 2do2 rozliczało granty za pomocą tradycyjnego excela. Formularze oparte o aplikację excel dopasowane były do potrzeb organizacji, nie zawsze jednak odpowiadały na potrzeby rozliczeniowe i monitorowania stanów środków w danym projekcie. Mimo tych starań oraz dobrego przygotowania formularze kalkulacyjne nie były wystarczające dużo czasu zabierało przygotowywanie rozliczeń do formularzy wymaganych przez grantodawców – a więc kolejne modyfikacje, sprawdzanie poprawności danych, czas, stres. Ponadto pojawiał się czynnik ludzki, w postaci błędów przy rozliczeniach czy tworzenia formuł. Brakowało spójnego, jednolitego narzędzia.

Pan Maciej postawił sobie cel znalezienia systemu, które pozwoli zmniejszyć koszmar rozliczeń

W trakcie swoich poszukiwań natrafił na Aplikację 2do2 i to na nią się organizacja zdecydowała

Dom Aniołów Stróżów z wyprzedzeniem przygotował się do korzystania z Aplikacji. 2do2 zakupione zostało w październiku (2022 roku), i od tego momentu rozpoczął się proces wdrażania (szkolenia, burze mózgów jak dostosować narzędzie do oczekiwań organizacji. W proces ten zostali włączeni wszyscy pracownicy pionu administracyjnego i obsługi projektów. Dzięki temu organizacja, ze spokojem, mogła ze spokojem rozpocząć korzystanie z 2do2 od stycznia 2023 roku.

Obecnie narzędzie służy nie tylko do rozliczania grantów czy środków pieniężnych pochodzących z konkursów i dotacji. Wszystkie działania organizacji i ich koszt, jest rozliczany, monitorowany poprzez 2do2, m.in działalność gospodarcza i odpłatna, działania fundraisingowe oraz te które w całości Stowarzyszenie rozlicza ze środków własnych., Dzięki temu  wszystkie komórki organizacyjne Stowarzyszenia, pod względem finansowym zarządzane są w jednym narzędziu, co pozwala monitorować stan wydatków również dla całego Stowarzyszenia.

Na co dzień z aplikacji korzysta 6 osób, przy dodatkowych projektach dochodzą użytkownicy zewnętrzni, którzy w momencie nawiązywania współpracy, są zobligowaniu do korzystania z tego narzędzia.

Ogromny plusem aplikacji jest fakt, że posiada ona możliwość prowadzenia projektów transzowych (w Aplikacji zwane projektem głównym i pod projektami). Tym co w opinii Pana Macieja wyróżnia 2do2 spośród innych narzędzi do rozliczania jest fakt, że jest to narzędzie, dostosowane do potrzeb organizacji pozarządowych.  Pozwala monitorować różne źródła finansowania i dodatkowe programy do zarządzania finansowego nie są już w organizacji potrzebne.

Aplikacja z uwagi na swoją przejrzystość i intuicyjność, znacznie ułatwia pracę organizacji

Pan Maciej, jako osoba odpowiedzialna za dział projektów i rozliczeń, ceni także możliwość weryfikacji i kontroli poszczególnych projektów na bieżąco. Jest w stanie w każdym momencie sprawdzić na jakim etapie rozliczenia są poszczególne projekty. Według Pana Macieja po prostu widać po aplikacji 2do2, że tworzyła ją osoba znająca NGO’sy od podszewki.

Po roku korzystania z aplikacji mogę stwierdzić, iż zmiany jakie zaszły to bardziej przejrzysty system monitorowania rozliczeń projektowych, w każdej chwili dostęp do informacji o postępie w realizacji, szybsza reakcja na błędy, a co najważniejsze prostsze i szybsze przygotowanie sprawozdań częściowych i końcowych.

Artykuł powstał na podstawie wywiadu z Maciejem Rogóżem – Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży DOM ANIOŁÓW STRÓŻÓW