Zanim Feminoteka rozpoczęła przygodę z Aplikacją 2do2 prowadziła kilka projektów. Każdy z nich miał swój oddzielny budżet, prowadzony w arkuszach rozliczeniowych. Niektóre projekty były na tyle „proste”, że koordynatorzy monitorowali je na bieżąco „na oko” nawet bez arkusza.
Jak mówi Joanna Piotrowska – prezeska Fundacji: „Słyszałam wtedy o Aplikacji 2do2 i myślałam sobie „to nie jest narzędzie dla nas, u nas przecież wszystko wiadomo.
Wszystko zmieniło się razem z wojną w Ukrainie. Otrzymałyśmy wtedy kilka nowych projektów do realizacji. Teraz koordynowałyśmy już 5-6 projektów. W dodatku były to projekty z bardzo podobnymi pozycjami kosztorysu, pojawiły się koszty finansowane z kilku projektów- np. pomoc psychologiczna. Zaczęłam czuć, że tego dalej nie uniosę w arkuszach excell. Przypomniałam sobie o Aplikacji 2do2 i postanowiłam spróbować- to był strzał w 10!
Używanie Aplikacji 2do2 zmieniło w naszej organizacji wszystko. Dzięki temu udało się podzielić zadania w zespole- jedna osoba wprowadza wszystkie dokumenty. Koordynatorki projektów dekretują koszty do swoich projektów i na bieżąco uzgadniają wydatki z grantodawcami. Jest to nie lada wyzwanie- każdy z realizowanych projektów ma inne pochodzenie środków, terminy rozliczeń (niektórzy grantodawcy wymagają sprawozdań nawet co miesiąc!). Księgowa również używa 2do2- ma swoje konto. Gdy otrzymuje informacje, że rozliczenie jest gotowe, może pobbrać odpowiednie zestawienia z Aplikacji.”
Dzięki takiemu podziałowi zadań Joanna – prezeska może skupić się na roli zarządzającej – jest „drugim’ okiem – które tylko sprawdza wprowadzone dane pod kątem ich poprawności. Wprowadza ewentualne zmiany / poprawki – szczególnie na zakończeniach projektów. Wcześniej Joanna odpowiadała za całość finansów od A do Z. Pilnowała poprawności, wprowadzała dane, panowała na zależnościach międzyprojektowych. Teraz tymi obciążającymi zadaniami mogła się podzielić, a jednocześnie dalej panuje nad finansami organizacji.
Marta Żbikowska – koordynatorka biura Fundacji dodaje:
„Na Aplikacji 2do2 nie pracuję codziennie, ale również dla mnie to jasne i przejrzyste narzędzie, bardzo intuicyjne. Mam taki przykład: nasza prezeska była na urlopie, a grantodawca poprosił o dodatkowe, pilne sprawozdanie. W przeszłości taka prośba oznaczałaby telefon do Joanny. Obecnie, dzięki temu, że w Aplikacji 2do2 wszystko jest jasne i klarowne same generujemy wszystkie potrzebne dane. Wcześniej nie było to możliwe.”
Joanna „Ostatnio przygotowywaliśmy się do audytu jednego z projektów z zeszłego roku. Okazało się że znowu mamy „klasyczny” problem – nie potrafimy ustalić który plik excell rozliczenia do grantodawcy jest tym ostatecznym (mamy zapisane kolejne wersje po kolejnych poprawkach). Poinstruowałam koleżanki, żeby wyciągnęły zestawienie z 2do2- gdzie wiemy, że wszystkie dane są aktualne. Pomogło nam to bez problemu przejść audyt.”
Marta: „Mam jeszcze ciekawy przykład na to jak intuicyjna jest Aplikacja. Ostatnio wprowadzaliśmy nową osobę do zespołu. Jest ona Brytyjką i polski zna tylko na podstawowym poziomie. Okazało się, że Aplikacja jest na tyle intuicyjna, że również ona może na niej pracować. Danymi z Aplikacji posiłkuje się przy realizacji swoich projektów i zadań”.
Obecnie Feminoteka prowadzi w 2do2 nie tylko projekty, ale całość finansów. To tu monitoruje wpływy i wydatki ze zbiórek i darowizn czy 1,5%. Joanna: „Taki ogląd finansów pomaga nam się uczyć. Patrzę na nasze przychody z darowizn w ujęciu miesięcznym i zadaję sobie pytanie- co takiego się stało, że mamy więcej wpływów z darowizn w lipcu niż w innych miesiącach? Analizujemy to i okazuje się, że któryś z naszych postów przyniósł wyjątkowo duże efekty. Wyciągamy wnioski i wiemy co robić dalej.”
