Jak wygląda wasza „historia z 2do2”?

Aplikację 2do2 wprowadziliśmy systemowo do pracy naszej organizacji przed rokiem 2021, który był przełomowym dla naszej organizacji i który wyznacza początek bardzo trudnego okresu. Najpierw był to kryzys na granicy z Białorusią, następnie wojna w Ukrainie. 

Mogę z pełną odpowiedzialnością powiedzieć, że gdyby nie to, że mieliśmy już wtedy wdrożone 2do2, nie bylibyśmy w stanie rozwinąć swoich działań pomocowych na taką skalę, na jaką rozwinęliśmy. Dzięki 2do2 mogliśmy rozwijać się instytucjonalnie i pozyskiwać nowe projekty – jednocześnie zachowując płynność i sprawność w ich rozliczaniu.

Trzeba wam widzieć, że 2do2 sprawdza się tu w „ekstremalnych” warunkach. Prowadzimy kilkanaście projektów, niektóre z nich wymagają rozliczeń co miesiąc (do 5. dnia kolejnego miesiąca), nasz zespół liczy teraz ponad 100 pracowników i współpracowników, około 18 osób stale pracuje na Aplikacji. Bez 2do2 to byłoby nie do zrobienia. Nawet z super księgową na pokładzie, która otrzymuje od nas dokumenty dwa razy w tygodniu.  

Widzę to tak, że czasy spokojne to moment, aby wdrażać pomocne rozwiązania, tak aby organizacja w sytuacjach kryzysowych, albo w sytuacji dynamicznego rozwoju mogła sprawnie działać – miała porządek na pokładzie. 

Jak wyglądało zarządzanie i rozliczanie w waszej organizacji przed 2do2?

Przed dołączeniem do Aplikacji 2do2 prowadziliśmy projekty w arkuszach rozliczeniowych. Każda z osób koordynujących prowadziła swoje pliki. To się sprawdzało do czasu, gdy okazywało się, że trzeba koszt dzielony pomiędzy projekty skorygować, przesunąć. Wtedy zaczynały się schody i trudności w komunikacji i synchronizacji plików. W 2do2 taka „synchronizacja” przy ewentualnych zmianach/ korektach dzieje się automatycznie. 

Jaką rolę odgrywa u was 2do2 teraz?

Mamy ponad 100 współpracowników, a 2do2 jest jednym z kluczowych elementów naszego obiegu dokumentów. Koordynatorzy wprowadzają koszty do Aplikacji, kierują je do działu finansów do zrealizowania płatności. Dział finansów uzupełnia dane dotyczące płatności. Księgowość na bieżąco pracuje na Aplikacji porównując z danymi w swoim systemie. 

Pomimo tego, że grantodawcy mają oczywiście rozmaite wzory sprawozdań, w 2do2 koordynatorzy mogą sobie te sprawozdania „podszykować”. Następnie używają mojej ulubionej funkcji „eksportuj do excel” – mają plik, który po drobnym obrobieniu może trafić do donora. 

Jak Ty, jako członkini zarządu korzystasz z 2do2?

Aplikacja pomaga mi na bieżąco monitorować stan naszego budżetu i wydatków. Dzięki Aplikacji wyraźnie widzę gdzie mamy zabezpieczone środki, a na co na brakuje – czyli o czym rozmawiać z grantodawcami/ sponsorami. Jest to również dla mnie narzędzie do monitorowania pracy poszczególnych zespołów. Gdy widzę, że w jakimś projekcie środki nie schodzą (a w 2do2 jest to przejrzyście pokazane) jest to dla mnie znak aby porozmawiać z liderem zespołu, sprawdzić z jakimi problemami się mierzy i szybko im zaradzić.