Zarządzanie finansami w dużej organizacji pozarządowej wymaga precyzyjnego podziału odpowiedzialności. Bez odpowiedniej kontroli dostępu łatwo o błędy – od przypadkowego usunięcia danych po nieuprawniony wgląd w stawki wynagrodzeń.

Rozwiązaniem jest model zarządzania dostępem w oparciu o role i zakresy uprawnień.

Jak podzielić role w organizacji pozarządowej?

W praktyce zarządczej NGO najlepiej sprawdza się podział na trzy kluczowe poziomy dostępów/ wglądu w dane organizacji:

1. Koordynator Projektu (Dostęp Projektowy)

• Zakres: Dostęp ograniczony wyłącznie do konkretnego projektu, za który odpowiada.
• Uprawnienia:
  • Dodawanie i Edycja: Wprowadzanie planowanych wydatków, rejestrowanie faktur i wpisywanie godzin pracy zespołu.
  • Raportowanie: Wgląd w poziom wykonania budżetu wyłącznie dla przydzielonego grantu.
• Cel: Ochrona danych innych projektów i stałych kosztów organizacji przy jednoczesnej pełnej swobodzie operacyjnej w własnym budżecie.

2. Dyrektor / Zarząd (Dostęp Globalny)

• Zakres: Dostęp do wszystkich projektów w organizacji.
• Uprawnienia:
  • Raportowanie i Podgląd: Pełny wgląd w sprawozdania finansowe, zbiorczy cash flow i wskaźniki realizacji grantów.
  • Edycja i Zatwierdzanie: Akceptacja przesunięć budżetowych, zatwierdzanie alokacji kosztów stałych oraz nadawanie uprawnień użytkownikom.
• Cel: Strategiczna kontrola nad płynnością finansową NGO i szybka reakcja na ryzyka projektowe.

3. Biuro Rachunkowe / Księgowość (Dostęp Dedykowany):

• Zakres: Dostęp do wszystkich projektów lub wybranych modułów finansowych.
• Uprawnienia:
  • Raportowanie i Eksport: Pobieranie zweryfikowanych zestawień kosztów, timesheetów i ewidencji dokumentów do systemu księgowego.
  • Ograniczona Edycja: Blokada możliwości modyfikacji zatwierdzonych budżetów projektowych, aby uniknąć rozbieżności między planem zarządczym a księgami rachunkowymi.
• Cel: Sprawna wymiana danych na linii Projekt – Księgowość bez ryzyka naruszenia struktury grantów.

Konfiguracja uprawnień w Aplikacji 2do2

Tworząc nasze rozwiązanie bazujemy na przedstawionym powyżej podejściu do podziału zadań i odpowiedzialności i zadań w organizacjach. Aplikacja 2do2 bezpośrednio wspiera model zarządzania w oparciu o role, umożliwiając elastyczne nadawanie praw na dwóch płaszczyznach: względem Czynności oraz względem ZASIĘGU (Projektu/ źródła finansowania).

Przykłady konfiguracji w 2do2:

• Asystent Projektu: Zasięg: Dany projekt | Czynności: Dodawanie (może wprowadzać dokumenty, ale nie może ich usuwać ani zmieniać budżetu).
• Koordynator: Zasięg: Dany projekt | Czynności: Dodawanie, Edytowanie, Raportowanie.

Często zadawane pytania:

Dlaczego księgowość nie powinna mieć pełnych praw edycji w systemie zarządczym NGO?

Biuro rachunkowe rozlicza dokumenty zgodnie z ustawą o rachunkowości, natomiast koordynatorzy zarządzają budżetem operacyjnym. Dostęp ograniczony do edycji poszczególnych dokumentów, zapobiega przypadkowym zmianom w alokacjach, które mogłyby zaburzyć weryfikację grantu.

Czy w Aplikacji 2do2 można zmienić uprawnienia użytkownika w trakcie trwania projektu?

Tak. Uprawnienia mogą być modyfikowane w dowolnym momencie przez administratora (np. przy zmianie koordynatora lub dołączeniu nowego partnera do projektu).

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o możliwościach personalizowania uprawnień dostępu w Aplikacji 2do2 zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem na kontakt@fundacja2do2.org .