Praca w sektorze non-profit to nie tylko wyzwania związane z realizacją misji i celów statutowych, praca ta wymaga także skutecznego zarządzania finansami. Liderzy organizacji non-profit często doświadczają presji związanej z ograniczonymi zasobami, niepewnością finansową i koniecznością sprawowania odpowiedzialności za efektywne wykorzystanie środków. Niepewność „Ile mam jeszcze środków na koncie do przeznaczenia na wkłady własne”, „Czy starczy mi środków na zatrudnienie mojego zespołu w tym roku”, piętrzące się na biurku papiery (a na pulpicie komputera arkusze rozliczeniowe) nakładają dodatkową presję. Rozmawiając z organizacjami widzimy, że nazbyt często przyjmujemy tę presję i te obciążenia jako zło konieczne. Wykonaj 3 proste kroki, które pozwolą Ci wejść na drogę skutecznego zarządzania finansami organizacji.

W Fundacji 2do2 zajmujemy się wprowadzaniem porządku w pracę organizacjach. Mamy dowody, że wprowadzenie ładu w działania uwalnia wiele zasobów, energii, entuzjazmu i czasu.

Jak rozpocząć działania w tym zakresie?

Krok 1 do dobrego zarządzania. Podsumowania i plany finansowe .

Zbyt często widzimy, że zespoły organizacji „toną w bieżączce„. Pierwszym krokiem do dobrego zarządzania jest stworzenie dla zespołu chwili na refleksję oraz planowanie. Zastanówcie się kiedy w Waszej organizacji jest naturalny moment domykania działań – czy jest to w cyklu roku kalendarzowego, roku szkolnego, a może macie jeszcze inny cykl? Zaraz po zakończeniu takiego okresu usiądźcie z zespołem na wspólne podsumowania, następnie zróbcie plany na kolejny okres, zastanówcie się nad priorytetami.

Na bazie takiej wiedzy możecie stwórzcie założenia do planu finansowego (planowane koszty stałe i projektowe, określcie zagrożenia, zaplanujcie źródła finansowania).

„W mojej organizacji nie ma takiego spokojnego czasu na podsumowanie i planowanie?” Często słyszymy takie zdanie od liderów i liderek mierzących się z wyzwaniami. Podpowiemy – praktycznie w żadnej organizacji taki czas nie tworzy się samoistnie. Tu właśnie leży rola i odpowiedzialność osób prowadzących organizację. Wygospodarowanie przestrzeni czasowej w zespole to zawsze wyzwanie, jednak lider i liderka nastawiony na dobre zarządzanie, na wprowadzanie efektywnych zmian może zrobić na to moment.

Krok 2 do dobrego zarządzania. Przejrzysty, bieżący monitoring.

Niezwykle ważnym krokiem w efektywnym zarządzaniu finansami organizacji jest bieżąca praca i monitoring finansów. Dzięki temu liderzy i liderki organizacji mogą mieć pełną kontrolę nad budżetem, śledzić przepływ środków i identyfikować obszary wymagające uwagi. Świadomość finansowa daje poczucie kontroli nad sytuacją i ogranicza niepewność związana z zarządzaniem zasobami. Dane płynące z bieżącej kontroli są też niezwykle cennym materiałem do posumowań (wykonywanych w kroku pierwszym).

W wielu organizacjach problemem jest właśnie takie ustawienie pracy z dokumentami i finansami aby taki bieżący, przejrzysty monitoring był możliwy. Tu z pomocą przychodzi Aplikacja 2do2. Użytkownicy potwierdzają, że 2do2 wprowadza ład i pozwala właśnie na taki bieżący porządek w finansach. O tym jak 2do2 wspiera zarządzanie całością finansów możesz przeczytać w rozmowie z dyrektorem finansowym Stowarzyszenia Pomocy Dzieci i Młodzieży – Dom Aniołów Stróżów z Katowic.

Krok 3 do dobrego zarządzania. Automatyzacja i optymalizacja procesów.

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi do zarządzania finansami pozwala na automatyzację wielu rutynowych zadań, takich jak księgowanie, śledzenie płatności czy generowanie raportów. Dobre narzędzia do pracy to nie tylko oszczędzanie czasu pracy liderów i zespołów, ale także zmniejszenie ryzyka błędów.

Oczywiście dynamiczny charakter III sektora wymaga elastycznego podejścia do zarządzania finansami. Dlatego też, każda organizacja powinna dopasować praktyki do własnej specyfiki.

Jeśli jesteś osobą tworzącą organizację, i widzisz, że obszar zarządzania finansowego w Waszej organizacji nie jest wystarczająco zaopiekowany – nie odkładaj tego na półkę, nie zakopuj pod dywan. Zwiększenie kompetencji w tym zakresie pomoże całej organizacji rozwinąć skrzydła i wzmocnić działania.